Zásady ochrany súkromia

V týchto zásadách ochrany súkromia („zásady“) znamenajú výrazy „my“, „nás“, „náš“, „HILLBRIDGES“, „firma“ a pod. (pokiaľ z kontextu nevyplýva inak) spoločnosť Hillbridges, s.r.o., so sídlom na Sedlárskej 1, 811 01 Bratislava, Slovenská republika, zapísaná v Obchodnom registri vedenom Okresným súdom Bratislava I, Oddiel Sro, Vložka č. 46755/B, IČO: 36 799 327.

V HILLBRIDGES sme si vedomí hodnoty súkromia a údajov, s ktorými prichádzame do styku a primerane ich chránime, či už sa jedná o údaje týkajúce sa našich existujúcich alebo potenciálnych klientov a dodávateľov, ich predstaviteľov a zamestnancov, ako aj našich existujúcich alebo potenciálnych zamestnancov a spolupracujúcich osôb. Na účely týchto pravidiel sa osobnými údajmi majú na mysli údaje, s ktorými môžeme prichádzať do styku a ktoré identifikujú alebo umožňujú identifikovať konkrétnu fyzickú osobu v zmysle nariadenia EÚ č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov („nariadenie GDPR“).

V týchto zásadách bližšie vysvetľujeme, ako spracúvame Vaše osobné údaje a aké sú Vaše práva v súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov našou firmou.  O spracúvaní osobných údajov Vás môžeme informovať aj inou vhodnou formou, napríklad v osobitnej písomnej alebo emailovej korešpondencii tak, aby ste mali zodpovedajúce informácie o spracúvaní osobných údajov našou firmou. Dovoľujeme si Vás však upozorniť, že HILLBRIDGES je advokátskou kanceláriou a preto nemusíme poskytnúť informácie o spracúvaní osobných údajov pri poskytovaní právnych služieb, ak by to mohlo viesť k porušeniu povinnosti advokáta zachovávať mlčanlivosť.

Ak nás chcete kontaktovať v súvislosti so spracúvaním osobných údajov našou firmou, môžete tak urobiť prostredníctvom emailu dataprotection@hillbridges.com. Ak by ste preferovali iný spôsob komunikácie, môžete sa na nás obrátiť v sídle firmy na adrese uvedenej vyššie alebo môžete kontaktovať partnera našej firmy, pána Andreja Adamčíka, prostredníctvom kontaktných údajov uvedených tu.

1. Aké osobné údaje spracúvame?

Pri vykonávaní našej činnosti môže dochádzať k spracúvaniu rôznych osobných údajov. Predovšetkým môžeme v konkrétnych prípadoch spracúvať Vaše nasledujúce osobné údaje:

  • osobné údaje, vrátane osobitných kategórii osobných údajov, ktoré nám poskytne náš klient alebo ktoré sú nám poskytnuté v zastúpení klienta, prípadne údaje nami vytvorené v rámci poskytovania našich služieb klientom,
  • osobné údaje umožňujúce identifikáciu klienta, ako aj údaje, ktoré potrebujeme pre posúdenie potenciálneho konfliktu záujmov, KYC procedúry a procedúry potrebnej v rámci ochrany pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti,
  • osobné údaje umožňujúce identifikáciu našich zmluvných partnerov a osobné údaje, ktoré potrebujeme v rámci predzmluvných vzťahov s našimi zmluvnými partnermi, vrátane osobných údajov našich obchodných partnerov, t.j. osôb, s ktorými spolupracujeme alebo prichádzame do styku v rámci výkonu nášho podnikania alebo v súvislosti s ním,
  • kontaktné údaje potrebné pre komunikáciu s klientom, partnermi klienta, dodávateľmi alebo inými osobami(napr. zamestnancami a inými predstaviteľmi klientov), spolu s ďalšími základnými údajmi pre vedenie adresára (meno a priezvisko, telefónne číslo, fyzická adresa, emailová adresa, iné kontaktné údaje, firma, pracovné zaradenie alebo iný vzťah k firme),
  • údaje potrebné pre realizáciu platieb, napr. fakturačné údaje klienta a našich dodávateľov,
  • osobné údaje potrebné na organizovanie stretnutí s klientmi, protistranami, dodávateľmi a inými osobami (napr. zamestnancami a inými predstaviteľmi klientov), ako sú časová dostupnosť, termíny stretnutí, a pod.,
  • osobné údaje poskytnuté v rámci výberového konania uchádzačov o kariéru v našej firme, predovšetkým meno, priezvisko, adresu a kontaktné údaje, ako aj ďalšie údaje uchádzača, a to najmä údaje o vzdelaní, schopnostiach a skúsenostiach uvedených v životopise,
  • iné údaje, ktoré nám poskytnete alebo ktoré nám poskytnú tretie strany.

2. Prečo spracúvame osobné údaje a na akom právnom základe?

Osobné údaje získavame a spracúvame z nasledujúcich dôvodov:

  • na účely poskytovania právnych služieb v zmysle príslušných predpisov o advokácii a výkonu našej podnikateľskej činnosti, vrátane pre potreby preukazovania, uplatňovania alebo obhajovania nárokov našich klientov,
  • na účely uzatvorenia a plnenia zmlúv medzi nami a našimi klientmi, dodávateľmi a inými zmluvnými partnermi (napríklad prenajímateľ a správca nehnuteľnosti, upratovacia služba, telekomunikačný operátor, účtovní a daňoví poradcovia, poskytovateľ IT služieb, poskytovateľ prekladateľských služieb),
  • na účely plnenia povinností vyplývajúcich z osobitných predpisov (napríklad daňové a účtovné predpisy, predpisy o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti, predpisy o archívnictve, predpisy o ochrane osobných údajov),
  • na účely našich oprávnených záujmov a oprávnených záujmov iných tretích strán (predovšetkým našich klientov), vrátane nášho oprávneného záujmu komunikovať s klientmi, dodávateľmi, zmluvnými partnermi a inými osobami, ako aj ďalších oprávnených záujmov uvedených v týchto zásadách,
  • za účelom marketingu našej firmy (pre viac informácii o marketingu si prosím prečítajte bod 3.2 týchto zásad nižšie),
  • pre potreby preukazovania, uplatňovania alebo obhajovania našich nárokov,
  • za účelom nájdenia a vyhodnotenia vhodnosti uchádzačov o konkrétnu pozíciuv našej firme a s tým súvisiacimi predzmluvnými vzťahmi,
  • na účely, na ktoré nám udelíte osobitný súhlas.

3. Ako používame osobné údaje?

V HILLBRIDGES používame osobné údaje rôznymi spôsobmi tak, aby sme splnili účel spracovania údajov. Predovšetkým osobné údaje:

  • získavame, používame, uchovávame a vytvárame v rámci poskytovania právnych služieb našim klientom alebo v rámci zastúpenia našich klientov podľa ich inštrukcií, a výkonu našej podnikateľskej činnosti, pričom informácie môžu byť v rozsahu potrebnom vzhľadom na záujmy klienta poskytnuté aj tretím stranám,
  • získavame, používame a uchovávame, aby sme mohli komunikovať s našimi klientmi, dodávateľmi, zmluvnými partnermi a inými osobami (napr. zamestnancami a inými predstaviteľmi klientov),
  • využívame spôsobom, ktorý od nás vyžadujú osobitné predpisy,
  • využívame tak, aby sme Vám mohli poskytnúť informácie, ktoré si od nás vyžiadate,
  • využívame tak, aby sme plnili zmluvy s našimi zmluvnými partnermi alebo aby sme takéto zmluvy mohli uzatvoriť,
  • využívame za účelom vyhodnotenia výberového konania (pre viac informácii ohľadom výberového konania si prosím prečítajte bod 3.1 týchto pravidiel nižšie).

Osobné údaje nepredávame, neprenajímame a ani inak za odplatu nescudzujeme.

Osobné údaje v HILLBRIDGES chránime použitím rôznych primeraných organizačných a technických opatrení v zmysle príslušných predpisov tak, aby nedošlo k ich zneužitiu, náhodnému alebo nezákonnému zničeniu, strate, zmene alebo k neoprávnenému prístupu či prenosu.

3-1. Kariéra v HILLBRIDGES

Prostredníctvom tejto webovej stránky v záložke „kariéra“ Vám ponúkame možnosť nás kontaktovať prostredníctvom emailu, ak máte záujem o kariéru v našej firme. Žiaden uchádzač nemá žiadnu zákonnú alebo zmluvnú povinnosť poskytnúť svoje osobné údaje HILLBRIDGES počas výberového konania a zaslanie životopisu a žiadosti o kariéru v našej firme je dobrovoľné. Avšak, ak uchádzač odmietne poskytnúť nejakú informáciu, naša schopnosť riadne spracovať žiadosť uchádzača môže byť obmedzená, prípadne až vylúčená.

Osobné údaje každého uchádzača používame iba pre vyhodnotenie jeho vhodnosti na pozíciu v našej firme. Životopisy a žiadosti o kariéru v našej firme môžeme so súhlasom uchádzača zaradiť do firemnej databázy uchádzačov a môžeme ich použiť za účelom prípadného budúceho výberového konania.  Uchádzač môže vziať svoj súhlas kedykoľvek späť zaslaním oznámenia na emailovú adresu dataprotection@hillbridges.com.

Firma si môže ponechať údaje o uchádzačoch v rozsahu meno, priezvisko a aspoň jeden iný primeraný identifikačný osobný údaj za účelom vedenia zoznamu neúspešných uchádzačov. Vedenie takéhoto zoznamu potrebujeme, aby sme mohli vykonávať výberové konania efektívne a zamedzili duplicite nákladov a času na vyhodnocovanie uchádzačov. Uchádzač má právo namietať proti takémuto spracúvaniu údajov.

3-2. Marketing

Tak ako iné právnické firmy, aj naša firma využíva osobné údaje za účelom priameho marketingu. Náš marketing spočíva predovšetkým v zasielaní informácií o poskytovaní právnych služieb prostredníctvom reklamy, newsletterov, právnych noviniek či sviatočných pozdravov.  So súhlasom môžeme tiež zverejňovať informácie o poskytnutom právnom poradenstve (vrátane referencií) a poskytovať osobné údaje v rámci účasti v hodnoteniach, rebríčkoch alebo zoznamoch odporúčaných kancelárií.

Ak by sme Vám zasielali akúkoľvek marketingovú informáciu a o takéto informácie z našej strany nemáte záujem, neváhajte nám dať vedieť prostredníctvom emailu na dataprotection@hillbridges.com a my Vás z ďalšej marketingovej korešpondencie vylúčime.

4. Komu môžu byť poskytnuté osobné údaje?

Vaše osobné údaje budú použité predovšetkým interne, a to konateľmi firmy, ako aj ďalšími autorizovanými zamestnancami a osobami v rámci firmy. Údaje môžu byť poskytnuté aj právnikom, ktorí samostatne alebo prostredníctvom svojich spoločností, dlhodobo spolupracujú s HILLBRIDGES, ako aj uvedeným spoločnostiam; zoznam týchto právnikov je uvedený na webovej stránke HILLBRIDGES v záložke  „ľudia“.

Vaše osobné údaje môžeme poskytnúť, ak je to žiaduce v súvislosti s vyššie uvedenými účelmi, aj niektorým ďalším osobám. Takými osobami sú predovšetkým:

  • naši poskytovatelia IT služieb,
  • naši účtovníci,
  • naši externí poradcovia, najmä daňoví poradcovia, technickí poradcovia a audítori,
  • dodávatelia, ktorým sme prenechali niektoré doplnkové služby (napr. prekladatelia),
  • niektoré ďalšie tretie strany, ktoré so sa súhlasom klienta takisto podieľajú na poskytovaní služieb klientovi (napr. iní právni poradcovia, prevádzkovatelia rôznych technických služieb).

Nedá sa vylúčiť, že za určitých okolností budeme musieť poskytnúť údaje aj súdom, rozhodcovským tribunálom, správnym orgánom alebo iným orgánom verejnej moci alebo iným subjektom v zmysle príslušných právnych predpisov alebo týchto zásad. Je možné, že v niektorých prípadoch nám právne predpisy nedovolia Vám oznámiť, že sme takéto poskytnutie uskutočnili.

Vaše osobné údaje vo všeobecnosti neposkytujeme do tretích krajín alebo medzinárodným organizáciám, ibaže by takýto prenos bol povolený v zmysle GDPR.

5. Ako dlho osobné údaje uchovávame?

Vaše osobné údaje budú uchovávané v súlade s našimi internými pravidlami archivácie a uchovávania údajov. Pri stanovovaní konkrétnych lehôt sa vychádza z požiadaviek nariadenia GDPR a času potrebného na splnenie účelu spracovania údajov, a to s prihliadnutím aj na archivačné lehoty vyžadované príslušnými právnymi predpismi, odporučenia príslušných verejných orgánov a Slovenskej advokátskej komory, ako aj s prihliadnutím na premlčacie lehoty na vznesenie nárokov a oprávnené záujmy našej firmy.

6. Ako získavame osobné údaje?

Vaše osobné údaje môžeme získať rôznymi spôsobmi, a to predovšetkým:

  • priamo od Vás pri uzatváraní zmlúv s Vami ako našimi klientmi, prípadne pri našich predzmluvných procesoch s klientmi a posúdení potenciálneho konfliktu záujmov, KYC procedúry a procedúry potrebnej v rámci ochrany pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti,
  • od našich klientov, našich zmluvných partnerov alebo iných osôb pri poskytovaní právnych služieb našou firmou a pri výkone našej podnikateľskej činnosti, prípadne tieto osobné údaje sami vytvárame,
  • priamo od Vás, keď nám ich dobrovoľne poskytujete, alebo ak s nami (prípadne s našimi zamestnancami, právnikmi alebo inými spolupracujúcimi osobami) priamo komunikujete,
  • od Vášho zamestnávateľa alebo od Vašich zmluvných partnerov,
  • z verejne dostupných zdrojov a registrov na účely našich oprávnených záujmov a na účely potrebné pre poskytovanie právnych služieb našou firmou a pre výkon našej podnikateľskej činnosti, vrátane aktualizácie našich údajov, ktoré už o Vás máme z iných zdrojov.

7. Aké máte práva pri spracúvaní osobných údajov?

V HILLBRIDGES rešpektujeme práva jednotlivcov, vrátane tých, ktoré im priznáva nariadenie GDPR. Medzi Vaše práva v zmysle nariadenia GDPR predovšetkým patrí právo:

  • požadovať potvrdenie o tom, či a prečo naša firma spracúva Vaše osobné údaje a získať kópiu týchto údajov,
  • požadovať, aby firma opravila nesprávne alebo neúplné údaje,
  • právo požadovať výmaz osobných údajov alebo zastavenie spracovania údajov, napríklad, ak osobné údaje už nie sú potrebné pre stanovené účely spracúvania,
  • namietať spracovanie údajov, ak sa firma spolieha na oprávnené záujmy ako právny základ spracúvania.

Ak chcete vykonať niektoré zo svojich práv v oblasti osobných údajov, môže tak urobiť zaslaním emailu na dataprotection@hillbridges.com a my Vášmu oznámeniu alebo žiadosti vyhovieme v zmysle našich zákonných povinností. To môže zahŕňať aj naše pokračujúce spracúvanie niektorých Vašich osobných údajov aj napriek Vašej žiadosti o výmaz Vašich osobných údajov alebo späťvzatiu Vášho pôvodného súhlasu, avšak len v rozsahu potrebnom alebo povolenom právnymi predpismi (napríklad v súvislosti s preukázaním, uplatnením alebo ochranou našich nárokov, alebo pre zabezpečenie súladu s našimi zákonnými povinnosťami a reguláciou).

Ak sa domnievate, že firma nedodržiava Vaše práva v oblasti ochrany osobných údajov, môžete podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.

Informácie o spracovaní Vašich osobných údajov Vám budú poskytnuté spravidla bezodplatne. Dovoľujeme si Vás však upozorniť, že za určitých okolností, najmä ak ide o zjavne neopodstatnené alebo neprimerané žiadosti, môžeme Vašu žiadosť odmietnuť alebo požadovať primeraný poplatok.

Upozorňujeme tiež, že nemáme povinnosť poskytnúť informácie o spracúvaní osobných údajov, umožniť prístup alebo umožniť prenosnosť osobných údajov podľa nariadenia GDPR, ak by to mohlo viesť k porušeniu povinnosti advokáta zachovávať mlčanlivosť v zmysle príslušných právnych predpisov o advokácii alebo k porušeniu iného právneho predpisu.